Verslo valdymo sistema: kada jos reikia ir kuo ji naudinga?

„O kur mes užsirašėme, ką pažadėjome tam klientui?“ Jei toks klausimas darbe skamba dažnai, tikriausiai pažįstama ir kita situacija: vienas kolega ieško laiško, kitas tikrina žinutes, o trečias sako, kad viską jau surašė į lentelę. Tik neaišku, į kurią.

Kol darbų nedaug, susitvarkyti galima ir taip. Skaičiuoklės, užrašinė ir telefonas daugeliui yra visai gera pradžia. Bėdos prasideda tada, kai užsakymų daugėja, prisijungia daugiau žmonių ir vis dažniau tenka stabdyti darbą tam, kad išsiaiškintum, kas jau padaryta.

Tuomet ir kyla mintis: gal mums reikia verslo valdymo sistemos? Gali būti. Bet prieš renkantis programą verta pasižiūrėti, kur iš tikrųjų stringate.

Ką ta sistema turėtų palengvinti?

Pavadinimas „verslo valdymo sistema“ skamba rimtai, nors už jo gali slėptis gana paprastas dalykas: vieta, kur komanda mato klientus, užsakymus, suplanuotus darbus ir jų eigą.

Kirpyklai svarbu žinoti, kas ir kada ateis, kokią paslaugą užsisakė ir kuris specialistas tuo metu laisvas. Prekiaujančiai įmonei rūpi, ar prekė dar yra sandėlyje ir ar užsakymas jau išsiųstas. Paslaugų komandai gali pakakti matyti, kam paskirtas darbas, iki kada jį reikia atlikti ir kas liko nebaigta.

Vadinasi, nebūtina iš karto turėti programą, kuri daro viską. Pirmiausia ji turi palengvinti tuos darbus, kurie jums kasdien kelia daugiausia rūpesčių.

Kada jau verta apie ją pagalvoti?

Vien darbuotojų skaičius čia mažai ką pasako. Ir dviese dirbant galima pasimesti tarp užsakymų, o didesnė komanda kartais puikiai susitvarko su turimais įrankiais. Daug daugiau pasako kasdienės situacijos.

Pavyzdžiui, kliento duomenis įrašote į vieną lentelę, paskui perkeliate į kitą ir dar persiunčiate kolegai. Pasikeičia telefono numeris ar užsakymo detalė — reikia prisiminti, kur visur ją pataisyti. Kuo daugiau tokių kopijų, tuo lengviau vieną pamiršti.

Arba darbuotojas išeina atostogų ir paaiškėja, kad tik jis žino, kas sutarta su klientu. Informacija lyg ir yra, bet ją surasti gali tik tas, kuris viską tvarkė.

Dar vienas pažįstamas ženklas — norint suprasti, kaip sekasi darbai, reikia visus paeiliui apklausti. Kas baigta? Kas vėluoja? Ar klientui jau atsakėme? Jei į tokius klausimus kasdien atsakinėjate iš atminties, bendra darbų vieta tikrai verta dėmesio.

Žinoma, ne kiekvienai problemai reikia naujos programos. Kartais užtenka susitarti, kur saugome informaciją ir kas ją atnaujina. Jei tokios tvarkos dar nėra, verta pradėti būtent nuo jos.

Kaip tai galėtų atrodyti kasdien?

Prie to paties užsakymo gali likti pastabos, dokumentai ar ankstesni susitarimai. Jei darbą perima kolega, jam nereikia visko aiškintis iš naujo. Žinoma, reikia numatyti ir prieigas: ne kiekvienam darbuotojui būtina matyti visą įmonės informaciją.

Kai kuriuos pasikartojančius veiksmus galima patikėti sistemai. Pavyzdžiui, klientui rezervavus laiką išsiunčiamas patvirtinimas, o vizitas atsiranda specialisto grafike. Tačiau tokią tvarką pirmiausia reikia gerai apgalvoti ir išbandyti — ypač kas nutiks, jei rezervacija bus pakeista ar atšaukta.

O ar atsipirks?

Vien dėl to, kad nusipirkote programą, darbas savaime nepaspartės. Jei darbuotojai ir toliau viską žymės savo užrašinėse, o į sistemą suves tik savaitės pabaigoje, naudos bus mažai.

Prieš priimant sprendimą verta bent apytiksliai pasižiūrėti, kiek laiko dabar skiriate informacijos paieškai, duomenų perrašymui ir klaidų taisymui. Tuomet bus lengviau suprasti, ką norite pakeisti, o vėliau — ar iš tiesų palengvėjo.

Į kainą taip pat reikėtų žiūrėti plačiau. Be pačios programos ar jos kūrimo, gali reikėti perkelti duomenis, apmokyti komandą, sujungti naudojamus įrankius. Vėliau reikės priežiūros ir, tikėtina, pakeitimų. Šiuos dalykus geriau aptarti pradžioje.

Pirkti jau sukurtą ar kurti savo?

Pirmiausia verta pasižiūrėti, kas jau sukurta. Jei paruošta programa patogiai atlieka jums reikalingus darbus, nebūtina visko kurti iš naujo. Tik bandykite ją su tikromis kasdienėmis užduotimis, o ne vien pasižiūrėkite pristatymą. Tada greičiau paaiškėja, kas tinka, o kas trukdo.

Individualus kūrimas tampa įdomesnis tuomet, kai nuolat tenka prisitaikyti prie programos: tą patį vesti keliose vietose, svarbius darbus atlikti už jos ribų arba ieškoti aplinkkelių. Galbūt jūsų veikla turi savų taisyklių, kurių paruoštas sprendimas tiesiog nenumato.

Tokiu atveju galima pradėti nuo nedidelės sistemos dalies. Sutvarkyti vieną procesą, išbandyti jį darbe ir tik tada spręsti, ko reikia toliau. Taip lengviau išvengti funkcijų, kurios pristatyme atrodo įspūdingai, bet kasdien lieka nenaudojamos.

Nuo ko pradėti, jei mintis jau kirba?

Pasiimkite vieną neseną užsakymą ir pereikite visą jo kelią: nuo pirmos kliento žinutės iki atlikto darbo. Kur užrašėte informaciją? Kam ją perdavėte? Kur reikėjo priminti, paklausti ar ką nors suvesti dar kartą?

Tą patį aptarkite su žmonėmis, kurie tuos darbus atlieka. Vadovui gali atrodyti, kad labiausiai trūksta ataskaitos, o darbuotojui didžiausia bėda — nepatogu telefone surasti kliento užsakymą. Abi pusės svarbios.

Po tokio pokalbio jau turėsite gerokai aiškesnį poreikį nei „norime sistemos“. Pavyzdžiui: norime, kad visi matytų naujausią užsakymo informaciją ir nereikėtų jos persiųsti žinutėmis. Nuo tokio konkretaus darbo ir galima pradėti.

Vieną šios logikos pritaikymą galite pamatyti mūsų kuriamos grožio paslaugų rezervavimo sistemos pristatyme. Ten sprendžiame paprastą kasdienį poreikį: klientui patogiai pasirinkti laiką, o specialistui aiškiai matyti savo darbo dieną.